Agenda de pacientes: Veja como gerir os horários de consultas

Ter uma agenda de pacientes bem gerenciada traz diversos benefícios não só para o consultório ou clínica e o médico, mas também para a experiência do paciente. A agenda de consultas é uma ferramenta que direciona o funcionamento do dia a dia da clínica. 

Por isso, caso ela não seja bem gerenciada pode causar uma série de problemas, como a queda na produtividade, perda de tempo e de dinheiro e pode trazer também uma reputação ruim para os profissionais envolvidos. 

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Há algum tempo atrás era muito comum usar a agenda de papel. No entanto, como gerenciar a agenda médica requer bastante cuidado e organização, esse não é um método tão confiável e hoje em dia existem outras maneiras mais seguras de organizar a agenda de pacientes. 

Para isso, é preciso considerar algumas questões importantes que vão desde a utilização correta das ferramentas até um bom relacionamento interpessoal. Para ajudar, separamos algumas dicas de como gerenciar a agenda médica e ter sucesso com o paciente. Afinal de contas, uma experiência ruim pode fazer com que ele procure outro atendimento. Confira agora!

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Como gerenciar a agenda de pacientes: 5 dicas

  1. Tenha um horário limite para as consultas

Certamente alguma vez na vida você foi até uma consulta médica e precisou ficar esperando ser atendido, certo? Ter algum tipo de atraso acontece e as pessoas entendem. Afinal, pode ser que haja algum imprevisto e a consulta demore mais tempo do que aquele que você programou. 

Contudo, saber qual é a duração média da consulta é fundamental para que você consiga programar a agenda de pacientes da maneira mais eficaz. Incluir pequenos intervalos entre uma consulta e outra também evita que haja muita espera, e aglomerações. Além disso, se a consulta adiantar, o paciente não vai se importar, não é mesmo?

Dessa forma, você gera uma boa experiência para o paciente que sabe que pode chegar na hora marcada que não vai precisar esperar, por exemplo. Para você é uma ótima forma de como gerenciar a agenda médica, pois vai saber quantas pessoas é capaz de atender por dia. 

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  1. Confirme as consultas

Principalmente quando é marcada com muita antecedência, é possível que o paciente esqueça o agendamento da consulta. Portanto, confirmar a agenda de pacientes é fundamental para evitar perda de tempo. 

Imagina que você tem uma agenda de consulta lotada em um dia e várias pessoas simplesmente não aparecem? Serão muitas horas perdidas, não é mesmo? Para manter a agenda de consultas em dia e evitar ser pego de surpresa, escolha um dia da semana para confirmar os horários da próxima. 

Por exemplo, você pode entrar em contato com os pacientes na quinta para confirmar o agendamento da consulta da semana seguinte. Com isso, caso alguém desmarque ainda terá tempo de encaixar outro possível paciente que estiver na fila de espera. 

Outra maneira de evitar cancelamentos ou ausências em consultas é enviar mensagens de lembrete para o paciente quando estiver próximo da data. 

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  1. Alinhe horários com o responsável por sua agenda de consulta

Caso você tenha alguém para gerenciar sua agenda médica, deixe a pessoa alinhada com todos os seus horários. Se surgir uma viagem de última hora, ou qualquer outro compromisso, ela precisa saber para bloquear sua agenda e não marcar nenhum paciente, certo?

Isso evita o desgaste de pedir ao paciente para remarcar a consulta e economiza tempo.

  1. Opte por uma plataforma de gestão

A tecnologia trouxe diversos benefícios para o setor da saúde. Assim como já é possível fazer uma prescrição eletrônica, também há a opção de ter uma agenda online. Dessa forma, outra dica de como gerenciar a agenda médica é optar por um software de gestão de agenda de consultas. 

Com esse tipo de aplicativo ou plataforma é possível manter sua agenda de paciente online e a própria pessoa visualiza os horários disponíveis e marca sem o intermédio de uma outra.

O médico recebe atualizações imediatas e consegue ter acesso à agenda pelo próprio celular, já que as informações ficam armazenadas em nuvem. 

Caso não queira investir nesse tipo de plataforma, manter uma agenda virtual também facilita o processo. Nesse caso, é possível optar pelo Google Agenda, por exemplo. 

O mais importante é não contar apenas com a agenda de papel que pode pode facilmente ser danificada e comprometer o gerenciamento da clínica ou consultório. 

Veja no vídeo abaixo sobre como a tecnologia auxilia na experiência do paciente:

  1. Capacite a equipe de atendimento

Muitas vezes o primeiro ponto de contato do paciente com a clínica é a secretária ou a pessoa que faz o atendimento ao público. É fundamental que essa pessoa esteja treinada para lidar com o público e esteja alinhada com o propósito do consultório. É ela quem vai passar a primeira impressão para o paciente. 

Dessa maneira, é preciso que ela seja empática e consiga compreender a dor do outro e também educada para lidar com qualquer tipo de situação. 

Agora que você já sabe as principais dicas para gerir uma  agenda de pacientes , você também pode gostar de saber sobre como funciona o marketing digital para médicos? Veja as melhores estratégias

Este texto foi escrito pela Memed, um ecossistema digital de saúde que proporciona diversas facilidades para o médico, como a prescrição digital. Dentre suas vantagens, podemos citar o envio da receita por SMS ou WhatsApp ao paciente; mais de 60 mil medicamentos cadastrados; alertas de interações medicamentosas, entre outras.